Copyright: Roman Samborskyi | Shutterstock

Door de milde temperaturen kun je je het bijna niet voorstellen, maar over anderhalve maand staan de feestdagen alweer voor de deur. Traditioneel wordt bij veel verenigingen rond deze tijd feestelijkheden, zoals bijvoorbeeld een gala, georganiseerd. Heb je zin hieraan mee te werken, maar weet niet goed waar te beginnen? Wij geven je een overzicht van de belangrijkste punten voor de organisatie, om het een onvergetelijk feest te maken!

Brainstormen wie, wat, waar

Neem je laptop of een blad papier en ga er lekker voor zitten. Stel jezelf de volgende vragen:

• Wat wil ik organiseren? Een bal en een gala zijn niet hetzelfde;
• Voor wie wil ik het organiseren? Is het exclusief voor leden van de vereniging of mag men ook iemand meenemen;
• Hoeveel gasten zijn op het feest te verwachten?;
• Met welk doel wil ik het organiseren, wat wil ik er mee bereiken? Denk hierbij bijvoorbeeld aan de jaarafsluiting of de ondersteuning van een goed doel;
• Welk budget staat mij ter beschikking?;
• Heeft het feest een thema en een dresscode? Bij een gala gelden er duidelijke kledingvoorschriften.

Concretiseren van thema en locatie

Bij een chic feest zoals een gala hoort een passende locatie. Maak een overzicht van de zaken die je voor het feest nodig hebt en ga met verschillende locaties in contact. Geef de locatie een duidelijk raamwerk en vraag de eventmanager van de locatie om een indicatie van de kosten en mogelijkheden. Hierbij kun je op volgende puntjes letten:

• Wordt de huur per dagdeel of per dag berekend? Is het wellicht op een andere dag goedkoper?;
• Wanneer sluit de locatie? En zijn er uitgaansgelegenheden in de buurt, mocht men bij een vroege sluiting verder willen feesten? Anders is het een goed idee, een shuttle-dienst te regelen;
• Biedt de locatie zelf catering aan? Geef in dit geval duidelijk aan wat je wilt. Ontvangst met een hapje en drankje, buffet (meer passend voor een bal) of toch liever à la carte (past beter bij een gala). En welke drankjes mogen er worden genuttigd. Vergeet voor de catering niet de leden van de band of externe sprekers in te plannen;
• Welke bezetting aan personeel is er tijdens de avond aanwezig? Is er bijvoorbeeld een partymanager, die de avond begeleid? En is er personeel, die jouw gasten bij de garderobe ontvangt?;
• Welke technische voorzieningen zijn er? Denk hierbij aan de verlichting, microfoons voor sprekers of het begroeten van de gasten, een beeldscherm voor foto's, lasers en rookmachine voor het feest et cetera;
• Staat er passend meubilair of decoratie voor jouw thema ter beschikking of zou je veel extern moeten inhuren?;
• Ruimt de locatie na het feest op, of zijn jullie hiervoor verantwoordelijk. Mocht je eigen spullen meenemen, bespreek dan wanneer je deze af kunt halen;
• Hoe zit het met de veiligheid. Is er een vluchtplan in geval van brand? En is er iemand van de locatie of van de vereniging aanwezig, die EHBO kent?

Vraag de eventmanager ook naar ideeën voor het programma en de aankleding, zij hebben natuurlijk genoeg ervaring. Kies uiteindelijk voor een locatie, die past binnen je budget, die genoeg mogelijkheden biedt en waar je een goed gevoel bij krijgt. Een goede samenwerking met de locatie is wel heel belangrijk voor het slagen van je feest.

Schrijf een draaiboek

Je hebt een coole locatie, alles valt binnen je budget en je hebt al heel wat gepland. Om ervoor te zorgen, dat je niets vergeet, is het handig om een gedetailleerd draaiboek te schrijven. Hierin kun je alle tijden, taken en gebeurtenissen duidelijk vastleggen. Zorg je zelf voor de aankleding en het gezellig maken van de ruimte? Plan hier dan genoeg tijd en mensen voor in om deze aan te schaffen, en bespreek met de locatie wanneer jullie kunnen komen. Zijn er gastsprekers, of wordt er iemand bedankt? Denk dan op tijd aan het kopen van een cadeautje of bos bloemen, en plan in wie deze tijdens de avond geeft.

Uitnodigen en promoten

Alles staat en je bent goed voorbereid! Nu is het tijd voor een feestelijke uitnodiging en aankondiging in stijl. Je kunt ervoor kiezen al je gasten op een bepaald tijdstip voor een gezellige avond uit te nodigen en hen op een creatieve manier het thema te presenteren. Laat mooie posters of banners drukken die je tijdens de avond onthuld. Voor een stijlvolle uitnodiging zijn er tegenwoordig veel mogelijkheden. Natuurlijk kun je gaan voor een traditioneel bedrukte kaart in een envelop. Een leuk alternatief is ook het bedrukken van een flyer of folder. Hierop kun je door middel van foto’s en print meer gevoel voor het thema geven. Leg ook flyers of folders neer op plaatsen waar je gasten veel komen. In de weken voor je feest kun je je gasten ook leuke kleine items cadeau doen, om de voorvreugde te verhogen. Betrek ook social media bij het promoten. Stuur een reminder met alle data of een coole video die met het thema te maken heeft.

Het organiseren van een chic galafeest of een spetterend bal is een super gelegenheid samen het jaar mooi af te sluiten en positief het nieuwe jaar in te gaan. Veel plezier met alle voorbereidingen!